ProAktiv mit Legosteinen
Mehr Prozessorientierung im Krankenhaus
Thomas Plagemann und Dr. Frank Weidemann hetzen zwischen den Tischen im Konferenzraum hin und her. Auf dem Tisch von Oberin Elke Reinfeld liegt eine Karte mit der Illustration einer Europalette. Reinfeld hat bereits nach wenigen Sekunden fünf „Dachelemente“ aus Legosteinen zusammengefügt und nun „die Logistiker“ Plagemann und Dr. Weidemann gerufen, damit die Teile zur nächsten Station transportiert werden können. Hier montiert Birgit Löhmann weitere Bausteine und schickt die Teile weiter zu Mathias Winkelhake. Auf dem Tisch des Geschäftsführers stapeln sich die halb fertigen Dachelemente. Er kommt mit der Produktion kaum nach, denn er hat die meisten Montageschritte von allen zu erledigen. Prof. Dr. André Gottschalk sitzt derweil untätig an seinem Platz. Er ist für die Endmontage zuständig und wartet noch auf die Vorprodukte.
Warum produzieren die vier Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer des DKF an einem Freitagvormittag im Konferenzraum Dachstuhlelemente aus Legosteinen? Sie sind Teilnehmer an einem Workshop der Initiative ProAktiv – Das prozessorientierte Krankenhaus. Mit dieser Initiative sollen kontinuierlich und systematisch die Arbeitsabläufe im DKF verbessert werden, um die Zufriedenheit der Patienten und die Arbeitssituation der Mitarbeiter zu erhöhen.
Teil des Workshops für die Geschäftsführung ist auch die praktische Simulation eines arbeitsteiligen Prozesses. „Das geht am einfachsten mit Legosteinen“ erläutert Ingo Kwoka, Berater von der Firma SYNCRO EXPERTS und Leiter des Workshops. Am Ende der ersten Simulationsrunde liegt kein einziger fertiger Dachstuhl im Auslieferungslager. Ingo Kwoka schlüpft in die Rolle des unzufriedenen Chefs der Dachelemente-Firma und sagt mit strenger Stimme: „Jetzt ist unser Kunde richtig sauer“. Betretene Mienen bei den DKF Geschäftsführern.
Nun wird gemeinsam diskutiert, wie der Produktionsprozess verbessert werden kann. Kwoka unterstützt durch gezielte Fragen. Es sind nicht immer die augenfälligsten Änderungen, die eine Verbesserung der Ergebnisse hervorbringen, lernen die Teilnehmer. Vielmehr komme es auf die vielen kleinen Verbesserungen und das Nutzen von Methoden und Prinzipien des Prozessmanagements an. Prozessmanagement wird in Industrieunternehmen mit dem Lean Management-Konzept bereits seit Jahrzehnten erfolgreich genutzt, um die Kundenorientierung zu verbessern.
Das ist auch im Krankenhaus ein Thema. Aus der Patientenbefragung der Techniker Krankenkasse ist bekannt, dass die Wartezeiten während des stationären Aufenthaltes im DKF durchaus kritisch bewertet wurden. Aus der DDH-Mitarbeiterbefragung wurde u.a. das Problem der Arbeitsverdichtung deutlich. Hier will die Initiative ProAktiv ansetzen. Ziele sind die Steigerung der Prozessqualität aus Patientensicht, die Reduzierung der Verweildauer und die Verringerung von Arbeitsverdichtung und Überstunden.
„Unsere Mitarbeitenden sollen von Tätigkeiten entlastet werden, die keinen notwendigen Beitrag zur Behandlung und Betreuung unserer Patientinnen und Patienten liefern. Dies sind insbesondere Tätigkeiten wie suchen, warten, nachfragen, nacharbeiten von Fehlern, doppelt arbeiten, vermeidbares transportieren“, erläutert Christoph Lammers. Wichtig findet er: „Es geht eben nicht darum, die Arbeitsverdichtung zu erhöhen und mehr Überstunden zu machen. Mit der Initiative ProAktiv wollen wir genau das Gegenteil erreichen – trotz leerer Kassen“.
Die Prozessverbesserungen werden in „Verbesserungs-Workshops“ erarbeitet. Daran beteiligen sich interdisziplinär 4-8 Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sind die Experten für ihren Bereich und erarbeiten während des Workshops eigenständig Verbesserungsmaßnahmen. Unterstützung erhalten sie durch die Workshop-Moderatoren. Dies sind neben den externen Beratern um Ingo Kwoka ein internes Kernteam mit Carina Müller (Koordinatorin), Sr. Sabine Pape, Dr. Frank Weidemann, Thomas Plagemann und Christoph Lammers. Der erste Verbesserungs-Workshop läuft bereits.
Inzwischen läuft die fünfte Runde der Lego-Dachelemente-Produktion. Die Gruppe hat die Fertigung streng nach prozessorientierten Gesichtspunkten verbessert. Nach 4 Minuten sind 18 Teile fertig gestellt. Das ist Rekord. „Es ist verblüffend, wie sehr sich der Arbeitsprozess durch sehr einfache Ablaufänderungen verbessert hat“, sagt Birgit Löhmann. In Zukunft wird es darum gehen, diese Ansätze zur Verbesserung der Krankenhausprozesse zu nutzen. Und ProAktiv neue Lösungswege für alte Schwierigkeiten zu finden.
von Christoph Lammers